Как правильно организовать ПЕРЕЕЗД офиса?

Организация переезда офиса – достаточно трудоемкий и сложный процесс. Необходимо грамотно упаковать все предметы обстановки, оборудование, компьютерную технику, документацию. Выполнить качественно и оперативно все этапы офисного переезда нелегко, вот почему наверняка может понадобиться помощь профессионалов. Мелочей при осуществлении смены местонахождения помещения компании не бывает, вот почему к предстоящему событию следует отнестись достаточно внимательно и тщательно все спланировать.
Для того чтобы смена местонахождения офиса прошла успешно нужно не только ответственно подойти к выбору транспортной компании, но и заранее подготовиться к нему. Вся офисная документация складывается в коробки, заклеивается скотчем, на них пишут фамилию сотрудника фирмы, которому принадлежат документы. При этом следует знать, что перевоз всех материалов, содержащих коммерческую тайну, нельзя доверять транспортной компании. Данную процедуру обычно выполняет руководство компании. Чтобы после переезда не возникло разногласий между сотрудниками, которые не в состоянии разобраться, где, чья мебель, на столах и стульях нужно написать фамилии их обладателей. Если в офисе трудится несколько отделов, то общая мебель каждого подразделения должна иметь отметку в виде названия подразделения или фамилии его начальника. Готовая к перевозу оргтехника также маркируется, тогда в дальнейшем не будет сложностей с ее распределением, как между отделами, так и внутри них.
Прибывшие сотрудники компании-перевозчика должны упаковать все перевозимое имущество, а затем погрузить его в специальный транспорт. Особое внимание уделяется перевозке сложного и дорогостоящего оборудования. Упаковывать компьютеры и принтеры лучше всего в оригинальные коробки с использованием профилей из пенопласта и пористого полиэтилена. На все погружаемые в автомобили вещи составляется опись. Желательно, чтобы это была инвентаризационная ведомость, по которой потом и будет производиться выгрузка оборудования и мебели. Перевезенная в новый офис мебель и техника должна быть принята руководителями отделов. Работники транспортной компании под руководством начальника отдела расставляют в офисе привезенную мебель и технику. Ответственные за монтаж оргтехники исполнители производят ее установку и тестирование.
Только после того, как все ценности выгружены, пересчитаны и проверена их целостность и работоспособность, между компанией заказчиком и компанией перевозчиком подписывается акт выполненных работ. В том случае, если работы выполнены не в полном объеме или некачественно, то заказчику необходимо составить претензионное письмо, в котором он подробно описывает все возникшие проблемы. Жалоба отправляется по электронной почте или заказным письмом с уведомлением. Согласно существующему законодательству, исполнитель в течение десяти дней обязан отреагировать на претензию и устранить недоработки.